Home / Opini Dan Tokoh / Opini / Menyiapkan Rilis Yang Press Klaar

Menyiapkan Rilis Yang “Press Klaar”


Posted on Kamis, 31 Jan 2019 21:50 WIB


Menyiapkan Rilis Yang “Press Klaar”

Jika anda adalah seorang praktisi Public Relations atau Corporate Communications, maka kemampuan dalam menyusun naskah rilis media adalah hal dasar yang harus dikuasai. Sebab, meskipun saat ini tugas tersebut sebagian besar telah dialihkan ke Corporate Secretary dan/atau Investor Relations, namun biasanya media agak kesulitan mencerna dan memilih data yang harus disajikan dalam berita.

Harus diakui, menyusun naskah rilis media merupakan pekerjaan yang susah-susah gampang. Tidak semua orang dapat menyusun naskah rilis media dengan benar, jika data terlalu padat wartawan akan kesulitan mencerna. Namun jika data diserahkan begitu saja maka perusahaan akan kehilangan momentum untuk menyampaikan pesan secara benar sesuai apa yang inginkan oleh user. Oleh karena itu, banyak perusahaan merekrut mantan wartawan sebagai humas atau corporate communications karena merekalah yang memahami bagaimana naskah rilis yang baik dan benar sehingga layak muat di media, terlebih media online yang membutuhkan kecepatan.

Rilis media merupakan suatu berita yang dikeluarkan oleh suatu organisasi/perusahaan dengan tujuan tertentu melalui media massa yang dapat berupa salah satu dari basic rilis media, product rilis media, atau financial rilis media.

Agar rilis media yang dibuat dapat memenuhi klasifikasi untuk diterbitkan pada media massa (Press Klaar), praktisi PR harus tahu cara penulisan rilis media yang baik dan benar. Melalui teknik penulisan rilis media yang sederhana ini, akan dipelajari apa saja yang perlu dilakukan sebelum, ketika, dan setelah menulis rilis media. Teknik- teknik penulisan rilis media tersebut sebagai berikut:

1. Pikirkan dan cari intisari (pesan dasar)

Sebelum  mulai menyusun naskah, tentukanlah tema rilis media  terlebih dahulu. Jika  sudah menentukan tema, maka tema tersebut dapat  jadikan judul untuk rilis media. Jika  merasa judul tersebut belum optimal, maka bisa menentukan subjudul rilis yang berfungsi sebagai pengembangan dan penajaman judul utama. Subjudul pun dapat  gunakan sebagai pemikiran dari rilis media yang  susun. Kenapa demikian? Karena sub judul dapat kembangkan sedemikian rupa agar dapat mencerminkan isi dari rilis media .

Penting untuk diketahui, gunakanlah judul yang unik sehingga pembaca tertarik untuk membaca rilis media. Pasalnya, judul atau subjudul adalah bagian pertama yang akan dibaca oleh wartawan dan. Jika dari judul atau subjudul pada rilis kurang menarik, bagaimana mungkin wartawan akan tertarik memutuskan agar rilis tersebut layak tayang .

2. Gunakan struktur piramida terbalik

Setelah  berhasil menentukan tema, judul, dan subjudul (jika diperlukan), maka tahap selanjutnya adalah teknik penulisan rilis media dengan metode piramida terbalik. Mungkin  sudah tidak awam lagi dengan kata-kata piramida terbalik ini. Ya, seperti penulisan artikel hardnews, penulisan rilis juga menggunakan metode piramida terbalik.

Penggunaan metode piramida terbalik ini sangat penting untuk menciptkan tulisan yang menarik dan berkualitas. Pada rilis media, bagian awal konten setelah judul utama dan subjudul (jika ada) dapat  isi dengan lead (news lead). Pada bagian ini, harus menyusun rangkaian kata-kata sehingga membentuk paragraf yang dapat menjelaskan isi dari keseluruhan rilis tersebut.

Kenapa news lead harus merangkum seluruh isi rilis? Karena kepala berita (news lead) merupakan ujung tombak dari sebuah rilis media. Kenapa demikian? Karena ketika pembaca membaca rilis, bagian kedua yang akan mereka baca setelah judul adalah lead. Jika lead pada rilis tidak menjelaskan intisari dari rilis, maka informasi yang mereka butuhkan secara menyeluruh tidak akan mereka dapatkan dan begitu pula sebaliknya.

3. Gunakan unsur 5W+1H

Seperti umumnya metode dalam menulis berita, unsur 5W+1H sangat bermanfaat dalam menyampaikan informasi dengan tepat dan benar. Unsur 5W+1H merupakan patokan dasar dalam menyusun kepala berita pada rilis media . Dengan menggunakannya,  sudah berhasil menyampaikan garis besar atas informasi tersebut. Untuk mengingat kembali, berikut yang disebut dengan unsur 5W+1H:

  1. What (Apa). Yaitu informasi apa yang akan  sampaikan.
  2. When (Kapan). Kapan kegiatan tersebut berlangsung
  3. Who (Siapa). Siapa yang mengadakan kegiatan tersebut
  4. Where (Di Mana). Di mana kegiatan tersebut dilaksanakan.
  5. Why (Kenapa). Kenapa kegiatan tersebut dilaksanakan.
  6. How (Bagaimana). Bagaimana detail kegiatan yang dilaksanakan.

Memang tidak ada aturan khusus mengenai urutan ke-6 unsur tersebut, namun ada baiknya  menyusun kepala berita dengan urutan unsur di atas. Penting pula untuk diketahui, gunakanlah bahasa sesuai EYD jika rilis media  dalam bahasa Indonesia.

Untuk bagian isi/konten rilis media,  dapat menjelaskan kepala berita secara lebih mendalam. Pada paragraf ini,  bisa menjelaskan beberapa unsur saja seperti what, why, dan how. Sedangkan pada paragraf selanjutnya,  bisa menjelaskan unsur where, when, dan who. Meskipun demikian, urutan penjelasan unsur 5W+1H disini tidak mengikat dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan .

4. Lengkapi dengan foto kegiatan atau ilustrasi yang menarik

Meskipun setiap media sudah memiliki pewarta foto sendiri, namun tak semua berita menggunakan hasil foto dari pewarta foto tersebut. Oleh karena itu, biasanya wartawan online yang tidak membawa kamera sendiri, akan membutuhkan foto terkait tema rilis tersebut. Lengkapilah rilis media yang diberikan kepada wartawan dengan foto kegiatan terkait yang menarik dan sesuai standar jurnalistik.

5. Lakukan pengecekan ulang, konfirmasi, dan pengiriman

Pengecekan ulang dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi typo (salah ketik) pada rilis . Misalnya,  salah mengetik nama tokoh (baik itu nama utama ataupun gelar), salah mengetik tanggal kegiatan, data dan lain sebagainya. Lakukanlah pengecekan pada seluruh bagian rilis media. Selain itu, pastikan pula  telah mencantumkan contact person dengan tujuan agar media dapat menghubungi  sewaktu-waktu bila terdapat beberapa hal yang ingin dikonfirmasikan.

Setelah draft rilis media disusun,  harus memohon konfirmasi kepada atasan agar rilis mendapatkan persetujuan. Namun akan lebih baik bila  mendapatkan konfirmasi langsung dari top management. Kemudian rilis sudah siap untuk dikirimkan kepada media.  dapat mengirimkannya melalui email.

Penting pula untuk diketahui, pada umumnya media memiliki deadlinenya masing-masing untuk menerima kiriman rilis media yang berkisar antara pukul 15.00 s.d. 17.00 WIB. Ada baiknya  mengirimkan rilis media lebih awal, karena semakin cepat  mengirim rilis media, semakin besar peluang  untuk mendapatkan coverage pemberitaan yang tinggi. Setelah media mengkonfirmasi penerbitan rilis media, jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada mereka.

Demikianlah teknik menulis rilis media yang “Press Klaar”, kemungkinan pada praktiknya akan menemukan kondisi yang berbeda-beda tergantung situasi dan kondisi, kebijakan media, dan hal-hal lain yang dibutuhkan. Namun jika perusahaan merasa belum mempunyai tenaga ahli yang lihai menulis rilis sesuai standar jurnalistik, bisa meminta jasa PR Agency yang sudah berpengalaman dan memiliki jaringan media yang baik.

 

Andi Irman Patiroi)*

*Ketua Divisi Komunikasi dan Media ICMI

*CEO G-Indonesia Sukses Mulia

*Ahli dan Praktisi Media


Tags : Dialektika ICMI Opini Pengurus ICMI






Opini dan Tokoh Terpopuler